Descubra o que é Benchmarking e por que sua empresa precisa ter um

Se você está buscando por excelência operacional e qualidade, é importante seguir as orientações de quem está obtendo bons resultados

O que é benchmarking? Uma das estratégias de empresas que querem ocupar um lugar de destaque no mercado é analisar os detalhes de suas práticas diárias. Para que isso seja possível, é fundamental contar com parâmetros e referências específicos para cada caso.

Um deles é o benchmarking. Trata-se de um processo de monitoramento da concorrência, a fim de obter informações necessárias para que seja possível comparar o desempenho, avaliar os resultados e melhorar os processos.  Saiba mais sobre seus conceitos e benefícios.

O que é benchmarking?

Para explicar o que é benchmarking, vamos imaginar uma loja de artigos esportivos que começou vendendo bem, mas vem apresentando baixo faturamento há alguns meses. Não muito longe, há um novo estabelecimento que atua no mesmo ramo.

Incomodado, o gestor tenta descobrir o que o novo concorrente anda fazendo para atrair clientes.

Mais do que investigar de forma superficial, ele se preocupa em avaliar preços, qualidade dos produtos, atendimentos, vitrine e uma série de elementos.

Essa análise de detalhes é a prática do benchmarking, que é um processo de estudo e avaliação de concorrência. Ele consiste em uma análise profunda das melhores práticas usadas por empresas concorrentes ou que atuam no mesmo setor.

Por meio dele, é possível encontrar respostas para questionamentos a respeito de como você está se saindo em relação à concorrência. Além disso, o benchmarking pode te ajudar a compreender se os resultados da sua empresa estão sendo satisfatórios.

Quais são as vantagens de fazer benchmarking

Uma das grandes vantagens do benchmarking é a possibilidade de avaliar quais medidas satisfatórias têm sido tomadas por outras empresas. Ele também garante a identificação de tendências e referências que podem ser implementadas.

Outro benefício desse tipo de abordagem está relacionado ao ganho de base argumentativa que definirá os fluxos do negócio. Além disso, ele melhora o conhecimento que você tem da sua organização.

O benchmarking também é capaz de aprimorar processos e práticas empresariais, de modo a resolver falhas, motivar a equipe e aumentar a produtividade. Tudo isso culmina no aumento do lucro e no melhor posicionamento de mercado.

Quais são os tipos de benchmarking?

Existem quatro principais tipos de benchmarking, cada um focado em aspectos distintos do desempenho organizacional. Assim, você escolhe o método mais adequado ao seu objetivo, seja aperfeiçoar processos internos ou superar concorrentes.

Benchmarking interno

O benchmarking interno compara atividades e resultados entre diferentes setores da mesma empresa. Dessa forma, identifica-se quem obtém melhores métricas, compartilhando práticas bem-sucedidas para elevar a eficiência geral.

Benchmarking competitivo

No benchmarking competitivo, o foco recai sobre empresas rivais diretas. Aqui, analisa-se o que o mercado já consome, mapeando estratégias de preço, atendimento e produto, e ajustando suas táticas para ganhar vantagem.

Benchmarking funcional

O benchmarking funcional amplia o olhar para organizações de outros setores que apresentam excelência em processos específicos. Assim, é possível adotar práticas inovadoras e transferi-las para o seu contexto, mesmo que o segmento seja distinto.

Exemplos práticos de cada tipo

A seguir, confira exemplos práticos que mostram como é cada um dos tipos de benchmarking.

• No benchmarking interno, uma fábrica compara tempos de produção entre turnos para reduzir gargalos;
• Em benchmarking competitivo, um e-commerce estuda fretes de líderes de mercado para otimizar suas tarifas;
• Com benchmarking funcional, um hospital adota o sistema de atendimento rápido usado em call centers de alta performance.

Pontos importantes sobre quais são os tipos de benchmarking:

• benchmarking interno promove troca de melhores práticas entre setores;
• benchmarking competitivo foca em rivais diretos para superar ofertas;
• benchmarking funcional busca práticas em outros segmentos para inovação;
• exemplos concretos demonstram aplicação em produção, e-commerce e saúde.

Como fazer benchmarking passo a passo?

Para aplicar benchmarking de forma eficaz, comece estruturando cada etapa com clareza. Além disso, envolver a equipe traz comprometimento e facilita o processo.

Definição de objetivos e indicadores

Primeiro, então, estabeleça o propósito do benchmarking: reduzir custos, aprimorar qualidade ou ganhar market share. Em seguida, escolha indicadores-chave (KPIs) mensuráveis, como tempo de ciclo, custo por unidade e taxa de satisfação.

Seleção de parâmetros e fontes de dados

Depois, identifique parâmetros de comparação e fontes confiáveis, internas ou externas. Assim, você garante que as informações reflitam a realidade do seu setor e embasem decisões assertivas.

Coleta e análise de informações

Em seguida, reúna dados de concorrentes ou setores correlatos, seguindo padrões de confidencialidade. Então, analise resultados em planilhas, destacando gaps e oportunidades de melhoria.

Ferramentas e planilhas recomendadas

Use plataformas de BI simples ou modelos de Excel para organizar os dados. Por exemplo, planilhas com colunas para métricas, benchmarks e ações recomendadas aceleram a visualização e o acompanhamento.

Pontos importantes sobre como fazer benchmarking passo a passo:

• defina objetivos claros e selecione KPIs alinhados às metas;
• escolha parâmetros e fontes de dados confiáveis para comparações válidas;
• reúna e analise informações destacando lacunas e oportunidades;
• utilize ferramentas de BI ou planilhas estruturadas para monitorar ações.

Qual a importância do benchmarking interno?

O benchmarking interno fortalece a cultura de melhoria contínua ao permitir que equipes aprendam umas com as outras. Além disso, ele reduz silos e promove transparência, pois compartilha práticas bem-sucedidas entre departamentos.

Vantagens de comparar processos dentro da própria empresa

Ao medir resultados de setores distintos, você identifica quem entrega mais eficiência em tarefas similares. Consequentemente, as áreas menos performáticas recebem insumos para otimizar fluxos, reduzindo retrabalho e aumentando a produtividade.

Metodologia para implantar benchmarking interno

Inicie mapeando processos-chave em cada setor e definindo KPIs padronizados. Depois, reúna líderes para coletar dados e discutir melhores práticas. Por fim, documente rotinas aprimoradas e estabeleça ciclos de revisão periódica.

Principais métricas internas a monitorar

A seguir, confira quais as métricas internas que vão ajudá-lo a monitorar todo o processo e analisar os resultados.

• Tempo de ciclo: mede duração de atividades desde o início até a entrega;
• Custo por processo: avalia gastos associados a cada etapa;
• Índice de retrabalho: indica quanto do trabalho foi refeito;
• Satisfação interna: registra percepção das equipes em relação ao fluxo.

Pontos importantes sobre a importância do benchmarking interno:

• benchmarking interno promove troca de boas práticas e transparência;
• comparar processos revela oportunidades de ganhos em produtividade;
• metodologia envolve mapeamento, definição de KPIs e revisão contínua;
• métricas de tempo de ciclo, custo, retrabalho e satisfação guiam melhorias.

Como implantar benchmarking na minha empresa?

Fazer benchmarking  não é copiar o que outras empresas estão fazendo ou espionar as ações do concorrente sem considerar a ética profissional. Esse processo envolve uma série de técnicas que vão desde o planejamento até a análise detalhada dos resultados.

Você precisa ter um objetivo claro para fazer benchmarking. Ele deve estar relacionado a um problema que é enfrentado pela empresa, como queda nas vendas, excesso de certo produto em estoque, entre outros. A partir disso, considere as seguintes estratégias:

Pesquisa de campo

Consiste na identificação de quem são e onde estão os concorrentes. Nessa etapa, podem ser usadas fontes de pesquisas variadas, como sites, presença da empresa nas redes sociais, sites de reclamações, entre outras.

Veja também: Como avaliar a qualidade de um serviço

Seleção

Nessa etapa, o ideal é selecionar, aproximadamente, 3 empresas que estão lidando com problemas que você não está conseguindo solucionar. O foco deve ser naquelas que têm ações de sucesso.

Estabelecimento de métricas

Elabore uma planilha com os critérios usados para comparação. Selecione aqueles que você julga mais importantes. Isso ajuda na interpretação dos dados.

Obtenção de dados

Os dados obtidos devem estar mais próximos do real possível.  Por isso, uma das principais ferramentas para obtenção de dados são aquelas operadas por meio de Cliente Oculto.

A SAX disponibiliza uma série de conteúdos para quem quer conhecer ou se aprofundar melhor nesse assunto. Nós também criamos soluções personalizadas para empresas que buscam pelas melhores estratégias de benchmarking aliadas ao Cliente Oculto.

Comparação e análise

Com os dados em mãos, é hora de comparar os resultados e destacar os pontos positivos e negativos, não só da sua empresa, mas também dos concorrentes. Isso fornecerá o suporte necessário para a resolução do problema inicial.

Solução do problema

O benchmarking só é válido quando, de fato, promove mudanças na empresa. Reavalie e, se necessário, refaça o plano de negócios e crie um plano eficaz para que as falhas sejam solucionadas de acordo com cada prioridade.

Para que todo esse trabalho produza efeitos a médio e longo prazo, então, procure não se distanciar dos seus concorrentes e de empresas que atuam no mesmo nicho que você. Participe de eventos da área, e crie uma rede de relacionamento.

Faça parte de associações empresariais e garanta a presença digital da sua empresa no Instagram, Facebook, LinkedIn, entre outras redes sociais. Já que, quanto mais você expandir seus contatos, mais ideias terá para seu negócio.

Por fim, não deixe de procurar saber o que os seus clientes pensam a respeito de cada detalhe da sua empresa. Desse modo, conte com a SAX para alinhar suas metas com as necessidades dos seus clientes.